就活中のメールマナーは大丈夫?面接などの日程の決め方・返信の仕方

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就活中のメールマナーは大丈夫?面接などの日程の決め方・返信の仕方

就活・転活どちらでも言えることですが、特に初めての就活では、

「面接のできる日程を送ってと言われたけれど、どのように返信すれば良いかわからない。」

「どの言葉選びが正しいのかわからない。」

「間違って失礼なメールを打ってしまっていないかな。」

このような疑問や不安を抱えながら企業とやりとりしている人は、かなり多いのではないでしょうか?

就活においてのメールマナーはそんなに難しくありません。

このブログを読めば一気にメールを打つ際のコツが分かりますよ!

就活のメールはこの程度のコツを抑えておけば問題ない!

・相手と自分の所属を示す

・いくつか日程を提示する

・「お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します。」はテンプレート

・文末に署名機能を用いる

・相手はパソコンでメールを見いている人がほとんどだということを理解する

正直この4点のコツだけ抑えておけば基本的に問題ありません。

「そんな簡単なことでいいの?」

そう思う方もいるかもしれませんが、その程度で本当に大丈夫です。

それでは、念のため1つ1つ確認していきます。

相手と自分の所属を示す

 

できれば、この返信が来た後にまたメールする際にもこの定型文は記入した方が印象は良いです。

つまり全てのメールでこの定型文を記入しても問題ありません。

いくつか日程を提示する

ここではあくまで自分は面接を受けさせていただく立場だと言うことを理解してください。

ですので、日程を調節すべきは企業側ではなく自分です。

自分の面接の希望日程を3日ほど提示することで、企業側も日程調節がしやすくなります。

本当にどうすることもできない事情がない限り、1つの日程だけで返信するのは絶対にやめましょう。

「お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します。」はテンプレート

そのままです。

文章の最後にこれを付けるだけです。

このテンプレートも自分と相手の名前を書くと同様、毎回返信に入れても構いません。

文末に署名機能を用いる

署名機能は今後どのメールにも必ず付けるものです。

勿論、毎回メールを送信する際は署名をつけてください。

設定方法と書き方を教えます。

[Gmailの際の設定方法]

大抵の方がGmailや大学のメールでやりとりをしていると思います。
大学のメールもGmailでアドレスを運用している方がほとんどだと思いますので、今回はGmailの際の設定方法を教えていきます。

①Gmailを開く

②下図を参考に、右上の方にある「歯車マーク」をクリック

③「設定」をクリック

④「全般」のページで下にスクロールしていくと「署名」の欄があるので、「+新規作成」をクリック

⑤まずは自分でわかりやすい題名をつけて、下図を参考に自分の情報を明記した署名を作成し、保存する。

相手はパソコンでメールを見いている人がほとんどだということを理解する

現在いくつかの例を述べていきましたが、学生側は正直パソコンと携帯を半々で使い分けて就活をしている人がほとんどだと思います。

しかし企業側の担当はほとんどのメールはパソコンでチェックしています。

ですので、携帯でメールを打つ際に相手を気遣って改行したつもりでも、パソコンから見ると変な位置で改行されているという事案が多々あります。

ですのでそこは考えながら改行していきましょう。

また、全く改行がない文章もそれはそれで良いメールとは言えませんので、いくつか自分の携帯でメールを打った後自分のパソコンに送ってチェックしてみるのもアリだと思います。

逆に完璧すぎても怪しい

逆に完璧すぎても怪しいので、変に難しい言葉で自分を取り繕うとはせずに、シンプルなメールを送るのが最適です。

取り繕ってもいつかボロが出てしまう可能性もありますし、そこまで難しい表現や言葉を使ってメールを送っても、採用に影響される可能性はかなり低いので、リスクの方が大きいですね。

簡単な言葉でできる限り短く、シンプルでわかりやすいメールを作成することを心がけましょう!

基礎がしっかりしていれば、あとは面接勝負

例えば有名なことですが、かしこまった場面や上司に「了解」という言葉を使うのは失礼だという慣しがありますよね。

なので確かに企業側の面接担当の方に「了解」という言葉は使わない方が良いです。

しかし仮に使ってしまったからといって、それだけで不合格になるようなことはないと思います。

このブログで具体例を出して説明しましたが、そのくらいの基礎的でシンプルなメールを打つことができれば今後困ることはあまりないでしょう。

なので、基礎的な部分をこのブログで覚えたら、あとはやっぱり面接勝負です!
あまりにメールの打ち方の勉強に時間を割くことは、就活を行う上で非効率的だと言えます。

ですので、面接対策の方に皆さんももっと時間を割いていきましょう!!

そこで私が直接人事に聞いた、面接官が就活の際にみているポイントを解説したブログを読んでみてください。とても参考になりますよ。

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